При увольнении сотрудника, каждая организация обязана оформить внутреннюю опись дела для сдачи в архив. Внутренняя опись дела — это документ, который составляется по каждому сотруднику и подписывает заверитель.
Внутренняя опись дела является основной формой документа, который оформляется при передаче дела с судом и гражданского дела в архив. В ней указываются все имеющиеся документы, составляющие личное дело сотрудника или работника.
Основными документами, входящими в внутреннюю опись дела, являются приказы, документы на увольнение или о снятии с должности, а также личные документы сотрудника или помещает его в архив. Описание дела включает в себя папки с описями и индексами, находящихся в архиве. Каждая опись дела имеет свой номер, на основании которого осуществляется поиск и передача в архив.
Внутренняя опись: это и зачем она нужна
Зачем она нужна? Внутренняя опись необходима для следующих целей:
- Оформления передачи дел в архив;
- Контроля и учета документов, находящихся в архиве;
- Обеспечения доступности и быстрого поиска необходимых документов;
- Соблюдения требований законодательства по хранению и учету документации;
- Предоставления информации о наличии и составе дел в архиве.
Пример внутренней описи
Для наглядности приведем пример внутренней описи дела:
| № п/п | Наименование документа | Кол-во листов | Примечание |
|---|---|---|---|
| 1 | Приказ о приеме на работу | 2 | |
| 2 | Трудовой договор | 3 | |
| 3 | Заявление об увольнении | 1 | Подписано сотрудником |
Оформление внутренней описи должно соответствовать установленным требованиям и стандартам. В шапке описи указывается наименование организации, а также данные о документах, которые в ней хранятся. Опись должна быть сериями или номерами, датой составления, подписями лиц, ответственных за составление и подписание описи.
При оформлении внутренней описи необходимо учесть следующие особенности:
Особенности оформления внутренней описи
- Описание документов должно быть достаточно подробным и точным;
- В колонке Примечание указываются дополнительные сведения о документе, такие как подписи, даты, статус и т.д.;
- Опись должна быть упорядочена по порядковому номеру документов;
- После заполнения описи, она подписывается сотрудником, ответственным за составление, и передается в архив, где подписывается работником архива;
- Описи дел хранятся в отдельных папках или файле. Каждая папка или файл должны быть подписаны и иметь индекс.
Внутренняя опись является важным инструментом организации и архива. Она позволяет контролировать и учет документов, облегчает поиск необходимых документов и обеспечивает их доступность.
Образец внутренней описи дела
Внутренняя опись дела представляет собой документ, в котором указывается перечень документов, находящихся в делах по гражданским, уголовным, административным делам и делам о правонарушениях, либо в делах по арбитражным, административным и трудовым спорам, имеющихся в архиве суда. Этот документ составляется при подписывании приказов о передаче дел в архив и его составление является обязательным.
Образец внутренней описи дела:
| № | Наименование документа | Количество листов | Примечание |
|---|---|---|---|
| 1 | Опись дела | 1 | Орган, составивший опись |
| 2 | Дело | 12 | — |
| 3 | Приказ о передаче дел в архив | 2 | — |
| 4 | Другие документы | 5 | — |
Внутренняя опись дела составляется в двух экземплярах. Один экземпляр остается у работника архива, ответственного за хранение дел, а второй экземпляр передается в архив Российской Федерации. Описи дел, составленные при постоянном хранении дел, хранятся наработников архива в бланках. При увольнении работника или ученика оформляется внутренняя опись дела в папке личного дела, которая помещается в папку архивного дела работника или ученика.
Внутренняя опись дела подписывается составителем описи и заверителем документов в архиве РФ. Для оформления внутренней описи дела используется специальная форма, в которую вписываются данные о составе дела и его содержании. Форму описи дела можно скачать в формате Word.
В конце описи дела указывается номер дела и год его передачи в архив, а также подписи лиц, составивших и проверивших опись дела. Эти данные необходимы для идентификации и последующего поиска дела в архиве.
Как правильно оформить внутреннюю опись
Форма и оформление внутренней описи
Внутренняя опись дела состоит из таблицы, где указываются все документы, находящиеся в деле. Таблица оформляется в виде бланка, где можно заполнить соответствующую информацию. Примером такого бланка может быть шаблон в Word или Excel, готовый для заполнения.
В верхней части бланка внутренней описи указывается наименование описи, номер дела, фамилия и инициалы уволенного сотрудника или ученика (при передаче дела на постоянное хранение). В таблице необходимо указать следующие столбцы:
| № п/п | Название документа | Датировка | Индекс дела | Заверитель |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Приказ о приеме на работу | 01.01.2022 | 2-ПР | Иванов И.И. |
| 2 | Трудовой договор | 02.01.2022 | 2-ПР | Иванов И.И. |
| 3 | Заявление об увольнении | 15.04.2023 | 2-ПР | Петрова Е.М. |
В каждой строке таблицы указывается порядковый номер документа (№ п/п), название документа, его датировка, индекс дела и заверитель – сотрудник или уполномоченное лицо, который подтверждает наличие документа в деле.
Особенности оформления внутренней описи при увольнении
При увольнении сотрудника на основании приказов указывается датировка приказа о принятии на работу, трудового договора и приказа об увольнении. Если увольняются несколько сотрудников, каждый из них должен иметь свою внутреннюю опись.
При увольнении ученика из образовательного учреждения внутренняя опись заполняется также с указанием даты приказа о поступлении в учреждение и приказа об исключении.
Внутренняя опись составляется в двух экземплярах. Один экземпляр помещается в папку дела перед передачей в архив, а второй экземпляр остается в личном деле работника или ученика.
Внутренняя опись дела является основной составляющей документом при сдаче дела в архив. Правильное оформление внутренней описи берет на себя ответственность за наличие нужных документов и упрощает работу с архивными материалами в будущем.
Особенности оформления внутренней описи
Для каждого дела составляется отдельная внутренняя опись в формате Word или пример заполняется в специальном шаблоне. В описи указываются основные данные о деле, такие как его номер, дата составления, назначение дела, индекс, а также перечень документов, находящихся в данной папке.
При составлении внутренней описи важно следить за правильным оформлением документов, чтобы они были удобны для постоянного хранения в архиве. Для этого каждый документ помещается в отдельный лист и помещается в папку, которая затем передается в архив для хранения.
Заверитель работы с архивными документами — сотрудник архива, который подписывает каждый лист в папке и заверяет его подписью и датой. Такой заверитель может быть указан внутри описи или отдельным листом, прилагаемым к делу. Это позволяет обеспечить достоверность и подлинность документов.
Описание дел и документов в архиве должно быть выполнено в соответствии с установленными правилами и нормами. Документы должны быть оформлены в соответствии с формой и бланком, предусмотренными законодательством. Кроме того, в описи должны быть указаны все необходимые сведения, относящиеся к конкретному делу или сотруднику, такие как фамилия, должность, дата увольнения и т.д.
Внутренняя опись каждого дела должна быть ведена аккуратно и четко, чтобы избежать путаницы при дальнейшем использовании информации. Это важно как для сотрудников, так и для судебного участия в случае необходимости.
Внутренняя опись дела для сдачи в архив — это документ, требующий особого внимания при его оформлении. От правильно составленной описи зависит удобство использования и поиска документов в архиве. Поэтому такое оформление является обязательным и необходимым для корректной организации хранения и доступа к архивным документам.
Какие документы содержит внутренняя опись
Внутренняя опись включает в себя:
- Индекс дела
- Состав дела
- Список документов, включенных в дело
- Личная карточка сотрудника
- Личные дела работников
- Действия по составлению описи и штамп о заверении описи
- Форма составления описей
- Лист регистрации дел
- Помещается в папку дела
- Оформляется постоянным сотрудником архива
- Подписывается заверителем
Все документы внутренней описи дела для сдачи в архив должны быть оформлены в соответствии с установленными требованиями и должны быть подписаны ответственным лицом.
Примеры внутренней описи дела для скачивания и заполнения в формате Word можно найти в архиве, на сайте РБ-Архив в разделе Формы описей.
Порядок размещения документов внутри описи
Оформление внутренней описи
1. В начале описи указывается индекс дела, который состоит из числа, обозначающего порядковый номер дела, и буквы, обозначающей первую букву фамилии сотрудника. Например, для дела номер 123 у сотрудника с фамилией Иванов индекс будет выглядеть как 123-И.
2. При составлении описи следует указать дату создания дела и его наименование. Например, Опись дела о личном составе сотрудников, созданная 01.01.2023 г..
Оформление документов внутри описи
1. Каждый документ внутри описи оформляется в отдельном листе и подписывается сотрудником, составившим опись, и заверителем.
2. Документы, относящиеся к одному делу, помещаются в одну папку. На папке указывается индекс дела и краткое содержание документов.
3. Документы внутри папки упорядочиваются по хронологии или в соответствии с их логическим порядком.
4. Внутри папки документы могут быть разделены на отделы с помощью вкладок или перегородок с указанием соответствующих подразделений.
5. Документы, не имеющие прямого отношения к делу, но относящиеся к личному составу сотрудников, например, копии приказов о приеме на работу или увольнении, помещаются в отдельную папку с соответствующим обозначением.
6. Документы, которые являются копиями судебного решения, оформляются с указанием номера и даты решения.
7. Для упрощения поиска документов внутри описи, каждый документ может быть помечен индексом или номером, который указывается внутри документа или на его обложке.
8. В конце описи может быть размещен перечень документов, находящихся на хранении. Это позволит в дальнейшем быстро определить, какие документы присутствуют в архиве, а какие отсутствуют.
Таким образом, правильное оформление внутренней описи и размещение документов внутри необходимы для обеспечения удобства использования архива и сохранения целостности и доступности документов.
Какие данные указываются в описи дела
Форма и образец описи
Опись дела составляется на специальном бланке или в форме, утвержденной ведомством, которое осуществляет деятельность по архивному делу. Такая форма обычно представляет собой таблицу с определенными столбцами для заполнения.
Внутреннюю опись дела можно оформить вручную, заполнив печатными буквами на бумажном шаблоне, или в электронной форме, используя текстовый редактор, такой как Microsoft Word. В последнем случае можно скачать готовый образец описи, в котором нужно только заполнить соответствующие поля.
Какие данные указываются в описи
В описи дела указываются следующие данные:
- Основной номер дела и приказов о его формировании.
- Наименование дела.
- Дата составления описи.
- ФИО судебного или архивного работника, который составляет опись.
- ФИО сотрудников, подписывающих опись при передаче дела в архив для хранения.
- Описание и количество документов, находящихся в деле.
- Составление заверителя описи (данные заверителя).
- Подписи сотрудников, участвующих в составлении описи.
- Примечания, если необходимо.
Кроме того, опись дела должна содержать основные сведения о документах, находящихся в деле, такие как их тип, наименование, даты, авторы и прочие сведения, которые могут быть важны для последующего использования дела.
В конце описи дела указывается шаблон номер описи дела (РБ-2023).
Таким образом, опись дела является важным документом, который помещается в личную папку или папку дела с другими документами, находящимися в деле, и используется в дальнейшем при передаче дела в архив и его хранении.
Важность аккуратного оформления внутренней описи
Внутренняя опись дела составляется в соответствии с установленными требованиями и должна содержать следующую информацию:
1. Основные сведения о деле:
| Номер дела: | [номер] |
| Название: | [название] |
| Дата создания: | [дата] |
| Ответственный сотрудник: | [ФИО] |
2. Состав дела:
В этом разделе нужно указать все документы, включая приказы, письма, заключения, протоколы и прочие материалы, которые составляют дело. Каждый документ должен быть описан с указанием его номера, даты, оглавления и подписи заверителя.
Важно учесть, что внутренняя опись дела составляется для каждого дела отдельно. При оформлении необходимо придерживаться установленного шаблона и заполнить все поля внутренней описи согласно предоставленным данным. Ошибки и упущения могут затруднить последующую работу с документом и привести к потере необходимой информации.
Окончательную внутреннюю опись дела подписывает ответственный сотрудник и заверитель. Это делается для обеспечения достоверности и подтверждения правильности составления описи.
Внутренняя опись дела — это важный инструмент в системе учета и хранения документов, используемый не только в архиве, но и в учреждениях и организациях различных видов деятельности. Внимательное отношение к оформлению внутренней описи способствует улучшению качества работы с документами и помогает более эффективно использовать ресурсы организации.
Примеры ошибок при оформлении внутренней описи
Вот несколько примеров ошибок, которые часто допускают при оформлении внутренней описи:
1. Ошибки в заполнении формы. Одной из наиболее распространенных ошибок является неправильное заполнение формы внутренней описи. Неверное указание дат, ошибки в наименованиях документов или неправильное проставление подписей могут привести к затруднениям при поиске нужного документа.
2. Отсутствие заполнения обязательных полей. Внутренняя опись имеет определенные обязательные поля, которые необходимо заполнить. Например, указание индекса дела, номеров страниц, даты составления описи и прочих данных является важным условием правильного ведения архива.
3. Неправильное оформление личного дела. Личное дело каждого работника должно быть оформлено отдельно. Ошибки могут возникнуть при указании увольняющегося сотрудника, его должности и причины увольнения. Неправильное оформление личного дела может затруднить поиск информации о работнике и его деятельности в будущем.
4. Неправильное составление списков и бланков. Описи должны быть составлены согласно установленным шаблонам и форматам. Ошибки на этом этапе могут привести к созданию некорректных списков или бланков, которые затруднят поиск нужных документов в архиве.
5. Отсутствие подписи заверителя. Внутренняя опись должна быть заверена подписью сотрудника архива. Отсутствие такой подписи или неправильное указание должности заверителя может снизить доверие к описи и затруднить ее использование в будущем.
Чтобы избежать указанных ошибок, необходимо внимательно отнестись к оформлению внутренней описи и приступить к ее заполнению с полной ответственностью. В случае сомнений или неопытности лучше обратиться к специалисту, который поможет правильно оформить и заполнить документы.
Советы по оформлению внутренней описи дела
Оформление внутренней описи дела должно соответствовать определенным требованиям. Вот несколько полезных советов по его заполнению:
1. Используйте стандартную форму описи. Архивы предоставляют шаблон для оформления внутренней описи дела. Используйте этот шаблон для составления документа. Это поможет упростить процесс оформления и сделает документ более структурированным и понятным.
2. Заполните все необходимые поля. Внутренняя опись дела содержит различные разделы, которые требуется заполнить, такие как номер дела, наименование дела, дата создания, перечень документов и т. д. Обязательно заполняйте все поля, указывая необходимую информацию.
3. Нумеруйте каждый лист описи дела. Каждый лист описи дела должен быть пронумерован. Это поможет проследить порядок страниц при составлении дела и облегчит его поиск в архиве. Нумерация листов обычно начинается с 1 и продолжается до конца документа.
4. Подписывайте документ. После окончания заполнения внутренней описи дела, она должна быть подписана руководителем и заверителем. Подписи нужно поставить на каждой странице документа в соответствующих полях.
5. Заверители должны быть уполномочены. Заверители — это лица, которые подтверждают правильность заполнения и составления описи дела. Они должны быть уполномочены для этой процедуры и иметь соответствующие полномочия.
6. Сохраните оригинал и копию. После завершения оформления внутренней описи дела, необходимо сохранить оригинал документа и сделать копию для себя. Оригинал отправляется в архив, а копия остается у вас в личном деле.
Следуя этим советам, вы сможете правильно оформить внутреннюю опись дела и обеспечить сохранность и доступность документов в архиве.