Уважаемые сотрудники!
С целью оптимизации работы и обеспечения более эффективного взаимодействия, руководство офиса приняло Приказ 234, устанавливающий порядок работы в офисе. Данный приказ является обязательным для всех сотрудников и предусматривает детальное описание правил и регламентов, которые должны быть выполняемыми каждым сотрудником.
Первоочередным требованием Приказа 234 является аккуратность и чистота рабочего места. Каждый сотрудник обязан поддерживать свое рабочее место в порядке, регулярно убирать и поддерживать чистоту. Такой подход способствует повышению работоспособности и созданию комфортных условий для работы.
Вторым основным положением приказа является соблюдение режима работы. Установленное рабочее время должно быть строго соблюдаемым каждым сотрудником без исключений. Задержки на работу недопустимы и создают негативное впечатление организации. Каждый сотрудник должен быть в офисе в назначенное время и готов начать рабочий день.
Третьим важным положением Приказа 234 является этический кодекс поведения в офисе. Руководство офиса придает большое значение взаимному уважению и толерантности сотрудников. Любые проявления некорректного поведения или неуважительного отношения к коллегам являются недопустимыми и могут привести к дисциплинарным мерам. В офисе должна царить дружелюбная и гармоничная атмосфера, способствующая успешной работе и достижению общих целей.
Основные положения приказа 234 о порядке работы в офисе
Приказ 234 устанавливает регламент и правила работы в офисе с целью обеспечения эффективного функционирования организации. Ниже представлены основные положения этого приказа:
1. Рабочее время
Рабочее время в офисе с 9:00 до 18:00 с понедельника по пятницу. Время на обеденный перерыв устанавливается с 13:00 до 14:00. Внесение изменений в рабочее время требует предварительного согласования с руководством.
2. Порядок входа и выхода из офиса
Сотрудники должны обязательно регистрировать свой вход и выход из офиса в специальном журнале. Записи должны содержать дату, время и подписи сотрудников. В случае отсутствия у сотрудника возможности войти/выйти самостоятельно, необходимо уведомить отдел безопасности.
3. Оформление рабочего места
Каждый сотрудник обязан поддерживать порядок и чистоту на своем рабочем месте. Запрещается оставлять личные вещи в общих рабочих зонах. Компьютеры и оборудование должны быть выключены при выходе с рабочего места.
4. Коммуникация и деловое общение
В офисе должна соблюдаться вежливая и профессиональная коммуникация между сотрудниками. Запрещается использование нецензурной лексики и проведение личных разговоров в присутствии коллег. Для обсуждения деловых вопросов рекомендуется использовать электронную почту или предварительно записаться на встречу.
5. Использование рабочего времени
Сотрудники обязаны использовать рабочее время для выполнения служебных обязанностей. Личные дела и совершение покупок в офисе запрещены. Исключения могут быть сделаны только в случае предварительного согласования и соблюдения рабочего графика.
6. Причины отсутствия на рабочем месте
Сотрудники должны предварительно уведомлять своих непосредственных руководителей о возможных причинах своего отсутствия на рабочем месте (болезнь, участие в тренинге, отпуск и т.д.). Необходимо соблюдать порядок и сроки сообщения об отсутствии.
Соблюдение данных положений обязательно для всех сотрудников и может быть проверено руководством в любое время. Нарушение данных положений может повлечь за собой дисциплинарное взыскание.
Рабочее время и график работы
Согласно Приказу 234, рабочее время сотрудников офиса составляет 40 часов в неделю.
График работы предусматривает пятидневную рабочую неделю с понедельника по пятницу. Рабочий день начинается в 9:00 утра и заканчивается в 18:00 вечера, с перерывом на обед с 13:00 до 14:00.
В случае необходимости выполнения дополнительной работы, сотрудники могут остаться после рабочего времени при условии предварительного согласования с руководством.
Организация учитывает особенности работы с клиентами и график работы некоторых сотрудников может быть отличным от стандартного, что также согласовывается с руководством.
В случае возникновения неотложных ситуаций или необходимости участия в служебных командировках, график работы может быть изменен временно, а обязанности перераспределены между сотрудниками.
Соблюдение установленного рабочего времени и графика работы является обязательным для всех сотрудников офиса и нарушение может повлечь за собой дисциплинарные меры.
Выходные и праздничные дни
В соответствии с трудовым законодательством, сотрудникам предоставляются выходные дни, а также отдельные дни, признанные праздничными.
Выходные дни назначаются согласно графику работы, утвержденному руководителем организации. Они обычно приходятся на субботу и воскресенье, но могут быть изменены в случае необходимости.
Праздничные дни определены законодательством Российской Федерации и заранее объявляются в календаре на текущий год. В эти дни работники имеют право на отдых, без учета выходных дней.
При приближении праздничного дня, руководство организации обязуется уведомить сотрудников о сокращении рабочего времени или об отмене работы в этот день.
В случае работы в праздничные дни, работникам предоставляется дополнительная оплата в соответствии с законодательством.
Если возникают вопросы относительно выходных и праздничных дней, сотрудники могут обратиться к руководству или отделу кадров для получения всей необходимой информации и разъяснений.
Отпуска и отгулы
Отпуск
Каждый сотрудник имеет право на годовой оплачиваемый отпуск, который должен быть предварительно согласован с руководителем. Длительность отпуска устанавливается в соответствии со стажем работы в компании:
- С 1 года до 5 лет — 28 календарных дней.
- Свыше 5 лет до 10 лет — 35 календарных дней.
- Свыше 10 лет — 42 календарных дня.
Для оформления отпуска необходимо заполнить специальную заявку и предоставить ее в отдел кадров не позднее чем за две недели до начала отпуска.
Отгулы
Отгулы предоставляются сотрудникам в случае выполнения ими сверхурочных работ или работы в выходные дни. Сотрудник имеет право на 1 день отгула за каждый отработанный в выходной день или сверхурочный час. Отгулы могут быть использованы в течение года по предварительному согласованию с руководителем.
Для оформления отгулов необходимо предоставить руководителю письменную заявку не позднее двух недель после выполнения сверхурочных работ или работы в выходные дни. В заявке необходимо указать дату и причину использования отгулов.
Порядок оформления больничных листов
1. Своевременное предоставление медицинских документов
Сотрудник, нуждающийся в больничном, должен предоставить своему руководителю соответствующие медицинские документы. В течение одного рабочего дня с момента начала болезни, работник должен принести свой больничный лист и оригинал медицинского заключения.
2. Заверение медицинских документов
Руководитель должен проверить и заверить медицинские документы, включая больничный лист и медицинское заключение. Заверение может производиться путем проставления печати и/или подписи руководителя на каждом документе. В случае, если медицинское заключение написано на чужой язык, необходимо предоставить перевод на русский язык заверенный нотариально.
Следуя данным инструкциям, сотрудники офиса смогут корректно оформить больничные листы и избежать возможных сложностей в процессе их получения.
Режим работы в период пандемии
В связи с текущей пандемией COVID-19 мы принимаем все необходимые меры для обеспечения безопасности и здоровья всех сотрудников. Учитывая настоящую ситуацию, введены следующие изменения в режиме работы в офисе:
Гибкий график работы
В период пандемии мы рекомендуем использовать гибкий график работы, чтобы избежать большого скопления людей в офисе. Вы можете выбирать удобные для вас часы прихода и ухода, при условии выполнения своих рабочих обязанностей в полном объеме.
Расширение возможностей удаленной работы
Для минимизации контактов и снижения риска заражения в офисе, мы активно практикуем удаленную работу. Сотрудники, у которых это возможно, могут продолжать работать из дома. Для обеспечения коммуникации и продуктивности используйте доступные инструменты для удаленной работы, такие как электронная почта, видеоконференции и облачное хранилище данных.
Мы прилагаем все усилия для того, чтобы обеспечить ваше безопасное пребывание в офисе, и просим вас соблюдать все предписания и рекомендации по соблюдению гигиенических норм и мер безопасности.
Санитарные нормы и правила безопасности
При соблюдении санитарных норм и правил безопасности в офисе, мы обеспечиваем здоровые условия работы для всех сотрудников. Ниже перечислены основные требования, которые необходимо соблюдать:
1. Уборка и гигиена
• Регулярная уборка: Предусмотрите регулярную уборку рабочих мест, кухонных принадлежностей, санитарных помещений и других общих зон.
• Вентиляция: Поддерживайте постоянную вентиляцию помещений, чтобы обеспечить свежий воздух и избежать скопления вредных веществ.
• Мытье рук: Регулярно проводите обучение сотрудников правильному мытью рук, а также предоставляйте им доступ к средствам для дезинфекции рук. Отметьте соответствующие санитайзеры в офисе.
• Разделение мусора: Разрешите организацию правильного разделения мусора, установив специальные контейнеры для разных видов отходов.
2. Меры безопасности
• Пожарная безопасность: Установите и поддерживайте доступность пожарных выходов, проверяйте исправность пожарных сигнализаций и организуйте регулярные тренировки по эвакуации.
• Электробезопасность: Регулярно проверяйте состояние электрооборудования, предоставляйте работникам предупреждающие указания по использованию электрических приборов и обеспечьте удобство работы с ними.
• Охрана труда: Обеспечьте безопасные условия работы для сотрудников, включая предоставление специальной одежды и средств индивидуальной защиты, проведение инструктажей о правилах использования оборудования и инструментов.
Соблюдение указанных санитарных норм и правил безопасности является обязательным для всех сотрудников. Просим вас ознакомиться с данными правилами и делать все возможное, чтобы поддерживать их в исправном состоянии, заботясь о своем здоровье и здоровье коллег.
Порядок работы с документами и архивом
Для обеспечения эффективной работы в офисе необходимо установить четкий порядок работы с документами и организовать удобный архив. В этом разделе представлены основные правила работы с документами и рекомендации по ведению архива.
Все документы, поступающие в офис, должны надлежащим образом оформляться и регистрироваться. Каждый документ должен иметь уникальный номер и быть отмечен датой получения. Если документ поступает на бумажном носителе, он должен быть скопирован в электронном виде и сохранен на сервере, а оригинал должен быть помещен в архив. Это позволит в любой момент легко отыскать нужный документ и предоставить информацию сотруднику или клиенту.
Документы должны храниться в архиве в хронологическом порядке. Для удобства они также могут быть отсортированы по категориям или тематике. Каждый документ должен быть помечен меткой с указанием его номера и даты поступления. Он должен быть размещен в специальном папке или файле с наименованием, отражающим его содержание.
| Порядковый номер | Номер документа | Дата поступления | Наименование документа | Место хранения |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Д-001 | 01.01.2022 | Заявка на закупку офисного оборудования | Папка Заявки на закупку |
| 2 | Д-002 | 03.01.2022 | Договор на аренду офисного помещения | Папка Договоры аренды |
| 3 | Д-003 | 05.01.2022 | Протокол совещания | Папка Протоколы совещаний |
Важно также обеспечить сохранность документов в архиве. Для этого необходимо предусмотреть меры по предотвращению пожара, влаги и вредных насекомых. Рекомендуется регулярно проводить проверку архива на наличие повреждений и обновлять метки и папки при необходимости.
Следуя установленному порядку работы с документами и поддерживая аккуратность и организованность в архиве, можно обеспечить быстрый доступ к нужной информации и избежать потери важных документов.
Командировки и служебные разъезды
Для осуществления командировок и служебных разъездов необходимо получить письменное разрешение от начальника подразделения.
Перед выездом в командировку необходимо оформить служебное задание, расписаться в ознакомлении с ним и передать его в канцелярию для учета.
В служебном задании должны быть указаны следующие данные:
- даты и сроки командировки;
- цель и задачи командировочной поездки;
- место пребывания и проживания;
- предполагаемые расходы и порядок их возмещения.
Во время командировки сотрудник обязан выполнять поставленные задачи и соблюдать внутренний трудовой режим предприятия. Также сотрудник обязан оставаться на связи с начальником и предоставлять отчетность о выполненной работе.
По окончании командировки, сотрудник должен оформить отчет о выполненной работе и расходных документов для возмещения средств.
Порядок оформления заявок и документов на выезды
Для оформления заявки на выезд сотрудник должен обратиться к руководителю подразделения, который заполняет специальную форму заявки на выезд.
В заявке указывается цель выезда, даты и место проведения, а также необходимые расходы на поездку. Заявка должна быть подписана руководителем подразделения и утверждена генеральным директором.
После утверждения заявки, сотрудник обязан предоставить все необходимые документы отделу кадров для оформления командировочного удостоверения. Документы должны быть представлены не позднее, чем за 5 рабочих дней до даты выезда.
Для оформления заявки необходимы следующие документы:
- Паспорт сотрудника;
- Справка о доходах за последние 6 месяцев;
- Справка о составе семьи;
- Заявление с подписью сотрудника;
- Копии всех необходимых документов.
После получения командировочного удостоверения, сотрудник обязан ознакомиться с приказом о порядке работы в офисе во время его отсутствия и сдать рабочее место в соответствии с установленными требованиями.
Общие требования к оборудованию и мебели
Для эффективной работы в офисе необходимо обеспечить каждого сотрудника необходимым оборудованием и комфортной мебелью. Вся техника и мебель должна соответствовать определенным требованиям, чтобы обеспечивать безопасность и эргономичность рабочего места.
- Рабочее место каждого сотрудника должно оснащаться персональным компьютером с необходимым программным обеспечением.
- Мониторы должны быть достаточного размера и качества, с регулируемой яркостью и контрастностью.
- Клавиатуры и мыши должны быть удобными для работы и не вызывать дискомфорта при длительном использовании.
- Стулья и кресла для сотрудников должны иметь регулируемую высоту и удобную спинку, чтобы обеспечивать правильное положение тела при работе.
- Столы должны быть достаточного размера, чтобы вмещать все необходимое оборудование и материалы для работы.
- Для хранения документов и письменных принадлежностей необходимо предоставить шкафы и ящики.
Все оборудование и мебель должны поддерживаться в исправном состоянии и регулярно проходить проверку на соответствие требованиям безопасности.
Ответственность и дисциплина сотрудников
Обязанности сотрудников:
Каждый сотрудник обязан соблюдать следующие правила и требования для поддержания порядка и эффективной работы в офисе:
- Приходить на работу вовремя и выполнять свои обязанности в соответствии с графиком работы.
- Сохранять чистоту и порядок на рабочем месте. После окончания рабочего дня необходимо убрать все ресурсы и материалы, используемые в работе, на свои места.
- Соблюдать конфиденциальность информации, полученной в процессе работы. Не передавать информацию третьим лицам без соответствующего разрешения руководства.
- Отвечать на входящие звонки и электронные письма в течение разумного времени и предоставлять качественные и своевременные ответы на все запросы.
- Поддерживать положительную и дружественную атмосферу в коллективе, избегая конфликтов и споров. В случае возникновения проблем следует обращаться к руководству или HR-отделу.
- Соблюдать этику и профессионализм во всех взаимодействиях с клиентами и партнерами компании.
Система штрафов и поощрений:
Для поддержания ответственности и дисциплины среди сотрудников компания установила систему штрафов и поощрений:
| Нарушение правил | Штрафы |
|---|---|
| Опоздание на работу | Вычитание соответствующей суммы из зарплаты |
| Некачественное выполнение обязанностей | Предупреждение и угроза увольнения |
| Нарушение конфиденциальности | Дисциплинарное взыскание |
Помимо штрафов, компания также предусматривает систему поощрений для сотрудников, выполняющих свои обязанности на высоком уровне. Поощрения могут включать премии, бонусы, повышение зарплаты и другие стимулирующие меры.
Соблюдение ответственности и дисциплины сотрудниками является обязательным условием для успешного функционирования офиса и достижения поставленных целей компании.