Трудовая книжка является важным документом, который удостоверяет наш трудовой стаж и позволяет получать различные льготы и пособия. Каждый работник обязан иметь личную трудовую книжку, где записываются все сведения о его трудовой деятельности. Но где именно хранятся эти документы?
Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации, трудовые книжки хранятся в организации, где работает работник. Это может быть кадровый отдел, управление по персоналу или архивное подразделение. Организация обязана создать условия для надлежащего хранения и охраны трудовых книжек своих работников.
Правила хранения трудовых книжек также устанавливаются не только законодательством, но и локальными нормативными актами организации. Чаще всего эти правила включают в себя требования к хранению книжек в специальных шкафах или ячейках, обеспечивающих сохранность документов от повреждений и утраты. Организация также обязана проводить регулярное инвентаризацию трудовых книжек и вести соответствующие учетные записи.
Где хранится трудовая книжка
Трудовые книжки хранятся главным образом:
- в организации, в которой работник текущий трудовой договор;
- в архиве предыдущего работодателя;
- в специальном архиве или хранилище в случае перехода на пенсию или потери работы;
- у работника самого в случаях, когда у него нет постоянного места работы.
Трудовая книжка должна быть хранится в надежном месте, обеспечивающем сохранность и недоступность для посторонних лиц. Место хранения должно быть сухим, середина и свободным от воздействия вредных факторов (влаги, плесени, пыли, грызунов).
Места хранения
Книжки могут храниться в нескольких местах:
- У работника самого. Это самый распространенный вариант, так как он всегда может иметь доступ к своей трудовой книжке. Однако, нужно помнить о том, что документ может быть утерян или пострадать при пожаре или других стихийных бедствиях.
- В организации или предприятии. Некоторые работодатели предлагают работникам сдавать трудовую книжку на хранение, что обеспечивает ее сохранность. Однако, нужно точно знать, где именно хранится документ.
- В архиве профсоюза. В некоторых случаях профсоюз может взять на себя ответственность за хранение трудовой книжки. Это может быть особенно полезно, если работник меняет место работы и не хочет рисковать потерей документа.
- В пенсионном фонде. Как правило, после выхода на пенсию трудовая книжка переходит в пенсионный фонд, который ведет дальнейшую работу с ней.
Важно помнить о том, что трудовая книжка содержит личные данные и важную информацию, поэтому ее хранение должно быть надежным и безопасным.
Правила хранения
Для сохранения и защиты трудовой книжки соблюдаются определенные правила хранения. В соответствии с нормативными актами, трудовые книжки должны храниться в специальных органах по труду или кадровых службах предприятий, организаций и учреждений.
Работодатель обязан предоставить работнику условия для хранения его трудовой книжки во время работы. Трудовая книжка должна быть хранится в специальном шкафу или индивидуальном ящике, закрывающемся на ключ. Доступ к трудовым книжкам должен быть ограничен только соответствующим служебным лицам, а работник имеет право знать, где хранится его личная трудовая книжка.
С целью сохранения трудовой книжки на протяжении всего трудового стажа, рекомендуется исправлять ошибки и дополнения в книжке через строчные записи с указанием даты и подписи работника. Также необходимо внимательно относиться к состоянию книжки, избегая разрыва страниц и загрязнения.
В случае утери или повреждения трудовой книжки, работник обязан в установленные сроки заявить об этом в органы по труду или кадровую службу, чтобы получить дубликат трудовой книжки.
Где хранятся трудовые книжки
Трудовые книжки, содержащие информацию о трудовой деятельности граждан, хранятся в специальных учреждениях, которые носят название архивов или отделов кадровых документов. Эти учреждения обеспечивают надежное и безопасное хранение трудовых книжек.
Нормативными актами предусмотрено, что трудовые книжки передаются на хранение архивам или отделам кадровых документов. Именно там они должны вести акты приема-передачи трудовых книжек, регистрировать их, обеспечивать доступ к ним и выполнять другие функции по сохранению и использованию данных из трудовых книжек.
| Тип учреждения | Место хранения трудовых книжек |
|---|---|
| Государственные архивы | Государственный архив РФ, государственные архивы субъектов РФ |
| Муниципальные архивы | Муниципальный архив, архивы городских и районных органов управления |
| Отделы кадровых документов | Кадровые отделы организаций, предоставляющих трудовые книжки работникам |
Необходимо отметить, что трудовые книжки входят в категорию документов, подлежащих обязательному хранению. В соответствии с законодательством, они должны храниться в течение 75 лет после увольнения работника или 125 лет с момента рождения работника, если он не увольнялся по итогам своей трудовой деятельности.
Трудовая книжка – где хранится
Где конкретно хранится трудовая книжка зависит от страны или региона, но обычно она хранится в одном из следующих мест:
У работника
В некоторых странах, работник имеет право хранить свою трудовую книжку у себя. Это может быть дома, в банковском сейфе или в другом секретном месте, где документ будет защищен от воровства или пожара.
В организации
Чаще всего, трудовая книжка хранится в организации, где человек работает. Это может быть в отделе кадров или в специальном архиве, где ведется учет документов компании. Это позволяет работодателю быстро найти трудовую книжку и предоставить ее по необходимости.
Важно отметить, что независимо от места хранения, трудовая книжка должна быть доступна работнику при его необходимости. Это означает, что он имеет право получить ее на руки или взять копию документа, если он временно хранится в организации. Кроме того, работник всегда имеет право на получение дубликата трудовой книжки, если он утерял или повредил оригинал.
В целях безопасности и сохранности трудовой книжки, рекомендуется хранить ее в месте, где она будет защищена от внешних воздействий и не будет подвергаться риску утери или повреждения.
| Преимущества | Недостатки |
|---|---|
| Обеспечение доступа работнику к трудовой книжке | Риск потери документа в случае кражи или пожара |
| Быстрый доступ работодателя к нужной информации | Ограниченные возможности хранения в домашних условиях |
| Контроль за целостностью документа | Возможное повреждение или утеря в организации |